未経験で応募できる仕事の中で最もポピュラーと言えるのが事務職。
現在でも多くの求人を見つけることができますが、未経験で応募する場合、特に注意しておきたいのが事務職の仕事内容です。
特定の部署に関わる事務である場合は、取り扱う書類の内容やデータも異なります。
また単に書類作成のみではなく、その他の仕事を任されるケースも少なくありません。
よって未経験者の方が事務の求人を探す際には、どういった部署に関わる事務であるのかをしっかりと確認してから応募する必要があると言えます。
今回は未経験で事務職に応募する方のために、事務の主な仕事内容や事務の業種についてご紹介していきたいと思います
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事務職の基本的な仕事内容 事務職ってどんな仕事をするの？
会社内で使用する書類の作成
事務職の基本的な仕事としてまず挙げられるのが書類を作成する作業です。
昨今ではデータによるペーパーレス化が進んでいますが、現在でも会社の運営には、以下のように様々な部門に関する書類が必要です。
| 経理 | 決算や清算に必要な伝票、領収書 |
| 営業 | 見積書、請求書、納品書 |
| 人事・総務 | 給与明細、社会保険に関する書類 |
| 法務 | 契約書、覚書 |
これらのような会社内で使用する書類に不足が無いよう、日々作成するのが事務の仕事となります。
また会社によっては書式も異なる場合があります。
書類の内容は多岐に渡っていますが、未経験でも書類作成の手順はレクチャーしてもらえるので心配は要りません。
ただ書類の作成自体はパソコンで行うことになるので、WordやExcelのスキルは必要となるでしょう。
作成した書類のファイリング・整理
社内で作成・使用した書類の中には保管が必要なものもあります。
そういった書類を後から確認しやすいようファイリング……つまり分類して整理する仕事です。
たとえば書類を種類別・日付などで分類してバインダーなどに収納し、所定の場所に保管します。
またパソコンで作成したデータファイルに関しては、後からでもスムーズにアクセスできるよう、種類・日付別に所定の場所にフォルダを作成して保存します。
また書類はただ保管しておくだけでなく、監査などで後日提出する場合もあります。
そういったときのためにどの書類がどの場所にあるのかを、わかりやすくファイリングしておく必要があります。
未経験の場合は会社のファイルがどの場所にあるのかを覚えるのが、少々大変かもしれません。
しかし仕事をしていく中で自然と覚えていきますので、時間の経過と共に慣れていくでしょう。
社内の情報に関連するデータ入力作業
データ入力と一口に言っても、事務職ではこれまた様々なデータを取り扱うことになります。
扱うデータは会社や担当する部署によって異なりますが、たとえば顧客情報、コスト管理、商品の売上・在庫データなどが挙げられます。
またスタッフの勤怠管理や個人情報のデータ入力を任される場合もあります。
これらのデータは当然、取り扱いには注意しなければならず、入力する際にはタイピングで誤りが無いよう気を付ける必要があります。
大量のデータを扱う場合は、もちろんスピーディーに作業を進める必要があるものの、それ以上に正確さが求められると言えるでしょう。
たった一つの入力ミスによって、予想外の問題が起きる可能性もありますので、未経験から事務職に就く場合、まずは誤入力を発生させない正確なタイピングを意識することをおすすめします。
外部からの来客・電話の対応
事務職は会社内部での作業だけでなく、外部の人間に対応することもあるため、会社の窓口としての役割も担っています。
たとえば会社外部からの来客や電話があったときに、用件を聞くあるいは会議室へ案内するといったことも事務の仕事になります。
会社の代表番号が、そのまま事務職のデスクに繋がっていることも珍しくはありません。
そのため会社への問い合わせやクレームにも対応する場合もあり、このあたりは臨機応変に立ち回る必要があります。
また電話だけでなくメールでの対応を任されることも、現在では少なくないでしょう。
未経験でまだ不慣れな時期は、一番緊張する仕事かもしれません。
ただし外部への対応は会社内でマニュアル化されていることも多く、しっかり覚えれば、ほとんどの問い合わせには対応できるようになっているはずです。
もちろん時間はかかりますが、未経験ならだれでもスタートラインは一緒なので、まずは堅実に一つずつ覚えていくことが大切です。
事務職は部署によって様々！代表的な事務の業種一覧
未経験でも応募できるからといって、事務職の求人を一緒くたにしてしまうのはおすすめできません。
なぜかというと、事務の仕事は業種によって全く異なるからです。
一般事務という括りでは、会社全体の事務を担当する場合もありますが、規模の大きい会社であるほど、部署ごとに事務職を設けている場合が多いと言えます。
ここでは現場未経験の方に向けて、事務職の種類と仕事内容についてご紹介していきたいと思います。
一般事務・OA事務
事務の求人で最も代表的な業種となるのが一般事務・OA事務です。
主な仕事内容は書類のファイリングやパソコンでの書類作成であり、一般で言う事務の仕事という認識で問題ありません。
事務の仕事が全くの未経験である場合も、まずは一般事務・OA事務の求人から探してみると良いでしょう。
とはいえ事務職の仕事内容も会社ごとに異なることが多々あるので、実際の仕事内容についてはきちんと確認を取っておきましょう。
営業事務
営業事務では見積書・発注書・請求書といった、営業で必要な書類を作成するのが主な仕事となります。
また書類作成のほかに商品の発送や在庫の管理を担当し、お客様が購入したサービスや商品をスムーズに利用できるよう手配します。
さらにプレゼンテーションの資料作成を行う場合や、来客の対応を担当することも。
営業事務は営業部門に配属されるため、社内の事務だけでなく外部とのやり取りが発生する可能性も高い業種と言えるでしょう。
経理事務
経理事務は社内における日々の支払い・受け取り(現金出納)、経費の精算、伝票の処理や仕分け、帳簿の作成などが主な仕事となります。
会社の中で回っているお金が、どのように処理されているのかを整理し、そのデータを元に書類を作成する仕事と言えるでしょう。
こちらは経理の用語や知識も扱うため、簿記・会計・法律に関する知識やスキルが必須となります。
よって全くの未経験で応募する場合は、予めこれらの知識を身に付けておく必要があります。
総務事務
総務事務は会社運営に必要なものを準備し、それらを管理するのが主な仕事になります。
たとえば業務に必要なパソコン、印刷機に必要なコピー用紙、文房具などの備品を用意し管理することが挙げられます。
また社内だけでなく会社と繋がりのある外部の人に冠婚葬祭があった際の対応や、会社内で催されるイベントの運営なども総務の仕事です。
こちらも一般事務と同じく未経験でも応募しやすい事務職と言えるでしょう。ただし規模の小さい会社だと、人事や労務など他の事務職と統合されている場合があるので、その点には注意が必要です。
この他にも様々な事務職が目白押し！
ここでは未経験の方に向けて代表的な事務職の種類を取り上げましたが、他にも人事事務・法務事務・貿易事務・学校事務・医療事務などがあります。これらの事務職に関する主な仕事は以下のようになります。
人事事務
社員名簿の整理、勤怠状況の管理、また社員の給与・採用・退職に関する書類の作成。
法務事務
主な仕事は契約書の管理になりますが、顧問弁護士への取次、知的財産権や特許の管理なども含まれます。
貿易事務
通関手続きに関する申請・書類の作成、飛行機や船などの手配、輸送した商品を保管する倉庫の手配など。
また海外とのやり取りが発生するので、外国語のスキルが必須となります。
学校事務
小中学校・高校・大学などの教育機関に勤務する事務職です。規模の小さい学校では経理・人事・労務・総務などが統合されているケースが多いと言えます。
医療事務
病院の会計・受付・レセプト業務・電話対応・カルテの管理が主な仕事となります。
レセプト業務では専門的な知識が必要になります。
未経験でも基本的にパソコンスキルがあれば事務職に応募できる
以上のように事務にも様々な種類が存在し、未経験でもできる業種もあれば、専門的な知識が要求される業種も存在します。
とはいえ一般的に事務職は全くの未経験であっても応募できるケースが多いので、よほど興味がある又は働きたい部署があるというわけでもなければ、無理をして他のスキルを習得する必要はありません。
未経験でも基本的には以下のようなスキルがあれば、事務職に応募することが可能です。
・タイプミスをしない正確性・集中力
・雑多な業務をスピーディーに処理する能力
・社内外を問わず、他人に気遣いができる
この中でもofficeソフトを使えるスキルは、必ず習得しておくことをおすすめします。
事務職ではもはやパソコンを使うことが当たり前なので、未経験の場合はまずパソコンスキルをある程度身に付けておくと、現場に入った際にもスムーズに作業が進むでしょう。
他のスキルも初めから持っているに越したことはありませんが、職場に順応しながら身に付けていくことも可能です。
今回の記事でご紹介した情報を抑えた上で、未経験でも応募できる事務職求人を探してみてくださいね。
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